Per ogni azienda che cerchi di migliorare il proprio ciclo attivo, un’efficiente riconciliazione degli incassi rappresenta il primo obiettivo da raggiungere. Automatizzando questo processo è possibile sfruttare una serie di vantaggi concreti anche se in pratica i livelli di automazione ottenibili possono variare considerevolmente. E’ quindi necessario individuare i fattori che possono impedire l’automazione, così come è bene adottare le pratiche che producono le maggiori efficienze.
La contabilità clienti è cruciale per il successo di qualsiasi azienda. Essere pagati in modo tempestivo è essenziale se le aziende vogliono gestire efficacemente i flussi di cassa, minimizzare i giorni necessari al saldo del credito (DSO) e ridurre i rischi di portafoglio. Tuttavia, questa è anche un’area che può presentare notevoli sfide, dall’automazione dei processi manuali al superamento dei vincoli connessi alle diverse pratiche locali.
Per gestire i crediti nel modo più efficace possibile, le aziende devono aumentare l’efficienza nell’intero ciclo di order-to-cash che comprende tutti i processi aziendali relativi alla vendita, dalla ricezione di un ordine a quella del pagamento. In particolare:
– Gestione del credito – valutazione della solvibilità dei clienti, definizione delle condizioni di pagamento e monitoraggio dell’utilizzo del credito.
– Gestione delle fatture – inviare le fatture ai clienti e assicurarsi che i termini di pagamento siano visualizzati correttamente.
– Gestione delle controversie – gestire ed assegnare le controversie e i livelli di escalation a seconda della priorità del caso.
– Riscossione dei pagamenti – riscuotere i fondi, gestire il processo di sollecito e dare priorità ai diversi casi di riscossione in modo appropriato.
– Cash application – riconciliare il pagamento ricevuto con le voci aperte nel sistema ERP dell’azienda.
– Sistema gestionale utilizzato dall’azienda.
Ciascuna di queste aree dell’intero processo presenta le proprie sfide e priorità, e un ciclo di order-to-cash solido richiede efficienze in tutte. Tuttavia, concentriamoci sul processo di cash application.
Scopi e obiettivi
Nell’ambito della cash application, le aziende hanno tipicamente una serie di obiettivi specifici:
– Velocità. Un obiettivo chiave è quello di riconciliare i pagamenti il più presto possibile, riducendo così il DSO e consentendo all’azienda di utilizzare il contante prima possibile.
– Precisione. Mentre la velocità è importante nel processo di cash application, è anche essenziale che il contante sia riconciliato correttamente. Un errore può comportare un feedback negativo da parte del cliente, oltre a ritardare l’inizio del processo di sollecito. Al fine di riconciliare gli incassi in modo accurato, le aziende devono avere processi efficienti per raccogliere le informazioni pertinenti dai clienti.
– Standardizzazione. Un ulteriore obiettivo è la standardizzazione e l’armonizzazione. Per le organizzazioni che operano a livello internazionale, i diversi processi e le tipologie di pagamento specifiche possono rendere difficile una cash application coerente. Assicurandosi che il processo sia il più armonizzato possibile nei diversi mercati, le aziende possono aumentare l’efficienza e ridurre le sfide legate alla conformità.
Le aziende possono aspirare a processi di cash application veloci, accurati e standardizzati. Ma in pratica, questa è un’area che può presentare notevoli difficoltà, anche perché la riconciliazione degli incassi include processi altamente manuali, come il controllo dei numeri e degli importi delle fatture rispetto alle voci aperte.
Al fine di ridurre il tempo speso in questi compiti ripetitivi, molte aziende decidono di automatizzare i loro processi di cash application adottando un sistema IT adeguato. Di solito le aziende cercano una soluzione facile da implementare che abbia un impatto minimo sul sistema gestionale utilizzato. Un sistema che riduca il tempo necessario alla riconciliazione e permetta guadagni di efficienza.
Mentre alcune organizzazioni raggiungono livelli di automazione della cash application superiori al 90%, per altre aziende può essere solo del 40-60%, il che significa che i benefici sono in qualche modo limitati da inefficienze. In pratica, alcune aziende sono in grado di automatizzare il processo con più successo di altre.
Ci sono una serie di ragioni per cui le aziende possono raggiungere un livello più alto di automazione dei processi. In particolare:
Limiti della tecnologia
In alcuni casi, le possibilità di automazione all’interno del sistema ERP dell’azienda o del sistema di contabilità secondaria possono essere limitate. SAP, per esempio, fornisce una funzionalità di base per l’elaborazione degli estratti conto elettronici, che funziona bene e può essere notevolmente migliorata con soluzioni specializzate che si basano su questa funzionalità e forniscono tassi di riconciliazione automatica ancora più elevati.
Diversi strumenti di pagamento
L’efficacia dell’automazione delle cash application sarà influenzata dagli strumenti di pagamento utilizzati dai clienti dell’azienda. I livelli più alti di automazione possono essere raggiunti di solito con gli addebiti diretti, ma le aziende possono anche gestire altri strumenti come pagamenti con assegni, trasferimenti elettronici e PayPal.
Questa può essere una sfida particolare per le aziende che operano a livello internazionale, che possono avere bisogno di elaborare diverse fonti di informazioni. Negli Stati Uniti, per esempio, vengono utilizzati i lockbox per l’elaborazione degli assegni. Al contrario, le aziende che operano in Europa sono tipicamente in grado di accedere alle informazioni necessarie da estratti conto e avvisi di pagamento.
Diversi formati (estratti conto, avvisi di pagamento, ecc.)
Banche diverse possono fornire informazioni in diversi formati, che dovranno essere tutti gestiti nell’ambiente informatico dell’azienda. In pratica pero’ il sistema informatico potrebbe non essere sempre in grado di gestire tutti i formati.
Il processo di automazione può diventare ancora più complesso quando le aziende ricevono informazioni e avvisi di pagamento separati dai vari clienti. Queste informazioni possono essere inviate in una molteplicità di formati diversi: Excel, PDF, Word, e-mail e persino avvisi di pagamento cartacei. Convertire tutte queste informazioni in un formato standard che può essere elaborato dall’IT dell’azienda richiede tempo.
Trasparenza
Raggiungere la trasparenza nel processo di automazione può essere un’ulteriore sfida. Non tutte le aziende monitorano i loro tassi di automazione, e molte non sanno quanti pagamenti vengono elaborati manualmente. Questi sono indicatori chiave che dovrebbero essere analizzati per capire quanto sono efficienti i processi attuali e dove ci sono opportunità di miglioramento.
Attenzione IT
Automatizzare il processo di cash application comporta di solito una stretta collaborazione con l’IT così come con altri dipartimenti interni all’azienda, coinvolti nel processo.
Ma quali sono le best practice?
Valutare lo status quo
Per superare queste sfide e raggiungere il massimo livello possibile di automazione, le aziende devono innanzitutto intraprendere una valutazione dettagliata dell’attuale processo di order to cash. Ogni organizzazione deve affrontare le difficolta’ in quest’area nella consapevolezza che le best practice variano da azienda ad azienda in funzione di vari fattori, come l’ambito geografico e le relazioni bancarie.
Consultare gli esperti
Una volta ottenuto un quadro chiaro dello stato attuale, il passo successivo dovrebbe essere quello di identificare qualsiasi competenza esterna necessaria per il progetto. Questo comporta la consulenza di esperti che hanno una vasta esperienza nella realizzazione di progetti di cash application. Gli esperti sono in grado di consigliare quale livello di automazione è raggiungibile e quali passi devono essere fatti per raggiungerlo. Possono anche aiutare con l’analisi iniziale dello status quo e fornire supporto nella selezione delle risorse IT necessarie per raggiungere il più alto tasso di automazione possibile.
Tecnologia configurabile per far fronte a diversi formati e strumenti di pagamento
Per quanto riguarda la soluzione desiderata, è opportuno che sia abbastanza flessibile da gestire qualsiasi formato, dal PDF alla carta, e che possa raccogliere le informazioni pertinenti e renderle disponibili nel sistema gestionale dell’azienda. Gli utenti non dovrebbero aver bisogno di chiedere a diversi colleghi dove si trovano i vari avvisi di pagamento, ma invece essere in grado di trovarli direttamente nel sistema e collegati ai rispettivi pagamenti. Le aziende che operano a livello internazionale dovrebbero selezionare una soluzione che possa gestire ogni specificita’ geografica, piuttosto che avere diverse soluzioni per i vari paesi in cui opera.
Machine learning per un’ulteriore automazione
Le best practice in quest’area includono anche il collegamento dell’avviso di pagamento con la voce dell’estratto conto bancario. Non appena un avviso viene ricevuto, dovrebbe essere riconosciuto nell’ambiente IT ed elaborato automaticamente.
Funzionalità di autoapprendimento, compresi gli algoritmi di intelligenza artificiale che aiutano a riconciliare le voci aperte basandosi sui dati del cliente o sui dati bancari, permettono tassi di automazione ancora più alti. Con l’introduzione di potenti infrastrutture ERP è anche possibile spingere ulteriormente i limiti dell’analisi dei big data in tempo reale per consentire un processo finanziario più automatizzato.
Approccio business driven
Le soluzioni che permettono all’utente dell’area finanza di modellare il sistema in base alle esigenze dell’azienda si basano su un approccio guidato dai bisogni del business piuttosto che da specifiche tecnologie. Con il dipartimento finanziario in grado di configurare, adattare e progettare nuovi algoritmi da solo, è possibile una maggiore indipendenza dall’IT ed ulteriore efficienza.
Vantaggi
Raggiungere un alto livello di automazione delle cash application può portare numerosi benefici. Le aziende possono ridurre i problemi di riconciliazione, ridurre il DSO e avviare prima il processo di sollecito o attivare più velocemente altri processi successivi. Oltre a migliorare il processo di cash application in sé, l’automazione può anche portare benefici più ampi per l’intero ciclo di order-to-cash. Per esempio, livelli più alti di automazione possono accelerare il processo di recupero crediti, poiché il team di gestione delle controversie può essere informato più rapidamente se un pagamento non può essere riconciliato.
Il futuro
Molte aziende stanno già raggiungendo alti livelli di automazione nell’area della cash application ma ulteriori possibilità stanno emergendo man mano che la tecnologia continua a svilupparsi. L’Order-to-cash è un’area in cui l’automazione dei processi finanziari grazie alla robotica può giocare un ruolo importante – in particolare per le aziende che permettono ai clienti di pagare usando diversi strumenti di pagamento.
Guardando al futuro, la standardizzazione e l’armonizzazione del processo di cash application diventerà sempre più importante. È bene capire che non si tratta di un processo statico ma di un’area molto dinamica, con nuovi metodi e comportamenti di pagamento che comportano ulteriori sfide.
Le aziende sono chiamate a sviluppare nuove soluzioni per automatizzare l’intero processo di order-to-cash – consapevoli che la cash application offra un ritorno dell’investimento molto alto.
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